Une assistante ou un assistant de direction (H/F)

Vos missions
Sous l’autorité du directeur de l’urbanisme habitat et économie et en appui aux chefs de service de la direction, vous avez pour missions d’assurer le suivi des activités et la gestion budgétaire de la direction, ainsi que l’accompagnement du directeur dans la gestion de la direction.

Vos activités
ASSISTER LE DIRECTEUR DANS L’ORGANISATION DE SA VIE PROFESSIONNELLE :
– Préparer les dossiers, rappeler les informations importantes et transmettre des messages.
– Organiser l’agenda, la prise de rendez-vous et les déplacements (réservations de véhicules, inscriptions, confirmation de présence.)
PARTICIPER À LA GESTION BUDGÉTAIRE DE LA DIRECTION :
– Procéder, sous la conduite des chefs de service, à l’engagement des dépenses, au rattachement des factures et à l’engagement des recettes
– Elaborer et actualiser les documents de suivi régulier de la réalisation du budget en dépenses et recette
– Elaborer et actualiser les documents de préparation budgétaire et de modifications du budget
– Assurer le suivi des Projets Urbains Partenariaux
SUIVRE LES ACTIVITÉS DE LA DIRECTION :
– Organiser la planification des délibérations de la direction et en assurer le suivi administratif
– Organiser le suivi des réponses aux courriers
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers
– Assurer la circulation de l’information à l’ensemble des agents
– Gérer les fournitures de bureau
– Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction
ASSURER DES MISSIONS PROPRES EN FONCTION DE L’ACTUALITÉ ET DES BESOINS DE LA DIRECTION :
– Gérer la bourse des locaux de la promotion économique et de l’emploi
– Suivi des enquêtes publiques du PLUI

À savoir sur le poste
– Horaires : 36h30 hebdomadaires – 25 jours de Congés annuels et 9 jours de RTT.
– Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’Elue ou l’Elu.
– Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion.

Profil du candidat
– Titulaire d’un grade de rédacteur ou d’un diplôme de niveau BAC+2 en assistanat
– Expérience confirmée dans le domaine de l’assistanat
– Excellentes capacités rédactionnelles et réelle aisance en matière d’expression orale
– Maîtrise du pack office exigée
– Faire preuve d’une grande agilité dans le traitement de l’information
– Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence
– Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle