SECRETAIRE TECHNIQUE DE DIRECTION (H/F)

NOTRE SOCIETE
Société de créations et d’entretiens de jardins crée en 2003, notre société possède une réputation sur le bassin d’Opio.
Avec 30 salariés, et un outil de travail varié, nous proposons à nos clients des prestations complètes allant de l’entretien de jardins et de piscine, jusqu’à la création complète de jardins paysagers.
Plusieurs compétences transversales sont proposées : arrosage automatique, électricité, maconnerie…
LE POSTE
Secrétaire de direction, vous êtes attaché au Directeur de la société. Vous êtes également en étroite collaboration avec le service comptable et le service RH.
LES TACHES CONFIEES
ACCUEIL TELEPHONIQUE / GESTION BOITE MAIL ACCUEIL
SECRETARIAT
– Rédaction de correspondance avec les clients, échanges concernant les travaux et entretiens réalisés dans les propriétés
– Elaboration reportage photos et envoi aux maîtres d’œuvres et clients
– Courriers divers dans le cadre de dossiers litigieux
– Connexion à diverses plateformes pour le dépôt des attestations de vigilance, d’assurance et de déclaration de salariés étrangers
– Préparation des dossiers d’appel d’offre de marchés publics
– Elaboration de diverses matrices de travail
– Suivi dans la gestion de notre compte auprès de la déchèterie
– Affranchissement
– Archivage et classement
FOURNISSEURS
– Retranscription des commandes manuelles faites par le directeur et envoi par courriel ou commande en ligne
– Réservation du matériel en location
– Demande intervention sous-traitance travaux
– Entrées des stocks en l’absence du service gestion
CONTROLE DES STOCKS (1 fois par mois)
Vérification de la cohérence des stocks NOVA et des stocks chantiers pour clôture reporting.
Passage d’écriture pour ajustement.
CLIENTS
Elaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest (ou sous format Excel suivant les besoins) par retranscription des DQE (descriptif Quantitatif Estimatif) : manuels établis par le Directeur ou sous fichier Word établis par certains collaborateurs.
Envoi par courrier électronique aux clients des devis en fichiers PDF avec les documents si besoin (plans, palettes végétales etc .).
GESTION DES CLIENTS AU QUOTIDIEN
Préparation des plannings d’intervention des tontes et des entretiens de piscine
Saisie des heures effectuées par le personnel dans des fichier excel, support à la facturation suivant les différentes natures d’activité :
Entretien et travaux divers piscine
Entretien, création et travaux divers jardins
Saisie des produits utilisés pour chaque chantier dans le logiciel métier BATIGEST
Gestion spécifique à certains clients :
FACTURATION CLIENTS Trois rythmes de facturation : ponctuel / mensuel / trimestriel
REGLEMENT CLIENTS
– Suivi des paiements clients (copie des virements et chèques clients)
– Suivi de l’encours clients en relation avec le service comptabilité
– Envoi de courriers de relance aux clients
RELANCE CLIENTS
– Envoi de relances par courrier, par mail
– Constitution de dossiers contentieux si nécessaire
TRAVAUX POUR SITUATION OU BILAN
– Valorisation des TEC (travaux en cours),
– Valorisation des PCA (produits constatés d’avance) et acomptes clients .
pour bilan fin d’année et situation au 30 juin
REMPLACEMENT DES AUTRES SECRETAIRES TECHNIQUES EN CAS D’ABSENCE
COMPETENCES REQUISES :
POLYVALENCE
ORGANISATION
ORDONNEE
DISCRETION
MAITRISE DU LOGICIEL BATIGEST
MAITRISE EXCEL EXIGEE
BILINGUE ANGLAIS/FRANÇAIS
ELEMENTS DU CONTRAT :
CDI A TEMPS COMPLET (35 HEURES) 9H-12H30 / 13H30-17H Du lundi au Vendredi
Période de congés à éviter : fin de trimestre et période de situation et bilan
REMUNERATION SUIVANT COMPETENCE (A PARTIR DE 2.300 € POUR UN TEMPS PLEIN)
ENVOI CV PAR MAIL A : assistanterh@rd-holding.fr
TESTS A PREVOIR