Secrétaire médical / médicale (H/F)

Rattaché(e) au Directeur des parcours, de la qualité et de la sécurité des soins, vous aurez pour mission principale de contribuer à la gestion du dossier patient en participant au sein des équipes médicales et paramédicales du service, à la circulation et à la traçabilité des informations selon les protocoles du service.
Vous aurez notamment pour missions :
I/ MISSION GENERALE :
Accueil physique et téléphonique, gestion des rendez-vous internes et externes des patients : information au patient, organisation du transport et rédaction des bons de transport.
Prise de rendez-vous sur fichier informatique partagé
Préparation du dossier nouveau patient en lien avec le service des admissions
Frappe des courriers des médecins, des travaux et comptes-rendus médicaux,
Tenue des classeurs et/ou dossiers patients à jour
Organisation de l’archivage, chaque secrétaire étant responsable d’un secteur défini
Gestion du courrier de l’unité (avec précision d’une référence) et transmission des messages
Saisie informatique des activités du service dans le logiciel dédié

II/ TACHES CONFIEES :

Accueil des nouveaux patients (administration, organisation des séances, etc.) et information du service des admissions de tout dossier entrant et sortant, conformément aux procédures en vigueur (fiche de circulation patient), ainsi que du service social

Traitement des dossiers hors file active (vacanciers, saisonniers, replis, transits) : centralisation des demandes, récupération des données médicales et administratives auprès du service d’origine du patient, information des admissions pour la création du n°IPP

Suivi de la tenue des dossiers de transplantation rénale et diffuser la liste d’attente,

Tenue à jour de la liste des patients pris en charge et de leur transporteur en respectant le libre-choix du patient.
Accueil des ambulanciers pour les remettre soit un bon de transport et une feuille de présence du patient

Rédaction des bons de transport remis à la compagnie d’ambulances transportant les patients de service (VSL, ambulance, etc.)

Participation à la circulation des dossiers patients entre les différentes unités ou hôpitaux, en respectant la confidentialité.

Récupération des examens des patients

Classement des résultats et les différents comptes-rendus seulement après avoir été visés par le médecin (exemplaire papier+ scan dans logiciel MEDIAL)

Mise à jour de la liste des patients chroniques dans le centre d’hémodialyse, des personnes transplantés,

Mise à jour de la liste d’attente des dialysés désirant être suivis dans le service,

III/ ACTIVITES PONCTUELLES :
Assurer l’accueil, la formation et l’encadrement des activités des stagiaires secrétaires ou des secrétaires remplaçantes
Assurer le suivi des stocks de papeterie et le suivi de la maintenance des outils informatiques et de téléphonie,
Etablir les commandes nécessaires en lien avec le service des achats
Remplacement ponctuel dans les autres services