Secrétaire (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES:
1/ Dans le domaine commercial :
Contact avec la clientèle : au téléphone ; transmission et suivi des demandes.
Gère et « filtre » les appels, assure le premier contact avec les nouveaux clients.
Demande de prix auprès des fournisseurs
2/ Dans le domaine administratif : Impliquée dans toutes tâches administratives de l’entreprise:
Gestion des demandes d’autorisation de voirie et de stationnement vis-à-vis de municipalités. Etablir un relationnel positif avec ces services. Rédaction des documents contractuels pour les marchés avec maitre d’ouvrage.
Relation avec les administrations pour l’établissement des documents demandés, enquêtes et formulaires
Rédaction des devis et factures transmises par CB
Tenue à jour des dossiers clients et le tableau de bord de l’entreprise : collecter les informations et les renseigner
3/ Dans le domaine gestion finance
Suivi et enregistrement des paiements (pas dans l’immédiat)
Tenue à jour des encaissements clients (pas dans l’immédiat)
Tenue à jour des relances à faire et les déclencher sur confirmation de CB
4/ Dans le domaine technique :
Préparation des dossiers pour répondre aux appels d’offres : Etude des dossiers reçus et sélection des éléments nécessaires à CB pour la préparation des devis. Préparation des PPSPS et DOE. Rédaction des dossiers d’offres, mémoires techniques conformément aux notes de CB. Gestion de l’évacuation des déchets et matériaux à éliminer ou recycler

Missions complémentaires Gestion du stock de fournitures de bureau. Définir et tenir à jour le classement et les archivages des dossiers. Suivi du contrat de sous-traitance informatique

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Contremaitres pour la gestion des dossiers administrative ; Chefs d’équipe et ouvriers pour les problèmes de pointage ;
Comptable associé à l’entreprise.
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Vis-à-vis des administrations pour les procédures d’ouverture et fermeture de chantier ; organismes de contrôle, clients et fournisseurs..
Accueil physique et téléphonique de toutes personnes en contact avec l’entreprise

Nous souhaitons une personne très fiable, sérieuse, capable de rédiger un courriel et de ne faire aucune faute d’orthographe. Ce poste est évolutif vers des responsabilités aussi nous souhaiterions une personne volontaire pour prendre des responsabilités

CDI à temps complet 35h du Lundi au Vendredi, le plus tôt possible afin de bénéficier d’une formation.
Les horaires 8h-12h30 14h-17h sur 4 jours et le 5ème jour 8h-13h un après-midi de libre.