Secrétaire du chef de pôle (H/F)

Organisation du travail : 7h30 par jour / repos fixe les samedis et dimanches
Horaires : 9h00 – 16h30 ou 9h30 – 17h00

DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE

Le pôle hospitalo-universitaire psychiatrie paris 15 est dirigé par le professeur Raphaël Gaillard. Le pôle dessert le 15ème arrondissement de paris, arrondissement le plus peuplé de Paris (237 000 habitants) et se caractérise par le grand nombre de patients pris en charge (principale file active de psychiatrie du GHU, 10 500 patients) et une forte activité de recherche et d’innovation. Le pôle comprend également un service historique de Ste Anne où fut inventé le premier neuroleptique au monde par les Professeurs Deniker et Delay en 1952,

En complémentarité avec les 3 services constitutifs de secteur du 15ème arrondissement, le pôle 15 met à disposition des services spécialisés non sectorisés (service hospitalo-universitaire, Centre psychanalytique du GHU, centre d’excellence thérapeutique dédié aux pathologies résistantes) offrant un large éventail dans la prise en charge des patients (pharmacothérapies innovantes, techniques de neurostimulation, thérapie familiale, psychanalyse, remédiation cognitive et réhabilitation psychosociale

DESCRIPTION DU POSTE

Assistant-e du chef de pôle (Professeur Raphaël Gaillard), vous assurez en binôme la gestion administrative de plusieurs diplômes universitaires (DU) en lien avec l’Université, tout en assurant la tenue de l’agenda du Professeur Gaillard, un agenda complexe et dense, au contact de différentes parties prenantes institutionnelles et dans la plus stricte confidentialité.

MISSIONS

Gestion administrative des Diplômes Universitaires sous la responsabilité du Chef de pôle
o Elaboration du planning des intervenants
o Gérer les dossiers d’inscription des étudiants en lien avec l’Université
o Convoquer les étudiants en utilisant les règle du publipostage

Gestion de l’agenda et de la patientèle
o Mettre à jour les différents agenda (Google, Microsoft, Cotexte, HM). Les emplois du temps sont tenus par le secrétariat qui doit faire preuve de discernement et de réactivité
o Accueil physique et téléphonique des patients et usagers pour la prise de rendez-vous, les annulations, les reports
o Gestion des déplacements (calcul des itinéraires et des moyens de transport)
o Un accueil particulier et soigné doit être réservé à la patientèle du chef de pôle
o Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations pour le compte du chef de pôle et mise à jour des listes d’invités. Le cas échéant soutien lors des évènements organisés sous l’égide du chef de pôle

Gestion administrative
o Filtrage et communication des messages
o Dactylographie de courriers, certificats médicaux, certificats de la loi
o Assurer le classement des dossiers et travaux du secrétariat, tenir à jour l’annuaire des contacts
o Traitement des demandes des personnes sollicitant l’accès à leur dossier médical, dossiers en contentieux
o S’assurer de la bonne continuité de l’organisation des secrétariats et de la prise en charge administrative des patients
o Organisation des réunions de service
o Envoi et réception du courrier

PROFIL

o Respect de la confidentialité et loyauté
o Sens de l’organisation et du travail en équipe
o Qualités relationnelles
o Capacités d’anticipation et de prises d’initiatives
o Réactivité et dynamisme
o Capacité à transmettre des informations orales et écrites
o Rigueur
o Disponibilité
o Capacité d’adaptation
o Maitrise des outils informatiques : Word, Excel
o Maitrise des logiciels, HM, Cortexte et EGTT serait un plus
o Expérience souhaitée sur un poste similaire ou du moins en milieu hospitalier