Secrétaire de direction H/F

Village vacances Cap France de 105 chambres en pension complète et 33 appartements en location. 500 lits disponibles. Ouverture à l’année.

A titre indicatif, vos fonctions seront notamment les suivantes :
– Tâches & Responsabilités :
– Gestion des caisses journalières Accueil & Bar. Suivi et traitement des anomalies de caisses en collaboration avec l’hôtesse ou le barman concerné;
– Saisie dans tableur mensuel de suivi des caisses;
– Transmission avant le 5 du mois suivant de la caisse mensuelle à CAP FAMILLES (saisies des caisses accueil & bar, saisies des dépenses);
– Responsable du coffre et de son approvisionnement en monnaie pour le bar & l’accueil et tout service ayant des achats à effectuer;

– Gestion des embauches en CDI ou saisonnières en relation avec la direction et les chefs de services (édition et distribution des contrats, DUE, fiche de suivi du personnel).
– Saisie dans les tableaux SALAIRES CDI et SAISONNIERS pour transmission à CAP FAMILLES des éléments de salaires nécessaires à l’édition des bulletins et le paiement ;
– Suivi de tous les paramètres concernant les salariés influant sur le calcul du salaire (Prise de congés, absences pour maladie, absence pour récupération d’heures dans le cadre de la modulation etc).
– Suivi et enregistrement des heures dans le cadre de la modulation du temps de travail ;
– Gestion des repas et des hébergements ainsi que des avances sur salaires pouvant être pris par les salariés pour le calcul du salaire.
– Transmission à CAP FAMILLES vers le 25 du mois des tableaux de salaires CDI & CDD nécessaires à l’émission des bulletins et au règlement des salaires;

– Inscription des salariés éligibles auprès des organismes de santé et de prévoyance (HUMANIS Prévoyance).
– Suivi et inscriptions auprès des organismes de formation dans le cadre du plan de formation continue et du DIF, en collaboration avec CAP FAMILLES. Transmission de l’ensemble des dossiers réglés à CAP FAMILLES pour suivi annuel.
– Participation pour suivi des actions menées par le CSE (Allocation Rentrée scolaire, Chèques Kdos, chèques ANCV etc.) Collecte et envoi des pièces et/ou justificatifs. Validation avec CAP FAMILLES des salariés éligibles.

– Gestion du courrier arrivé et départ (enregistrement et distribution à la direction).
– Gestion des factures à l’arrivée (distribution par la direction au service concerné) et gestion des factures après validation chef de service pour règlement par CAP FAMILLES (règlement effectué par l’ESCANDILLE uniquement suite dérogation à la procédure comptable);
– Etude de prix et sélection fournisseurs sur demande de la direction ;
– Provisions diverses (étude de la masse salariale dans le cadre du budget, suivi des congés payés) ;
– Suivi des dossiers assurances, gestion des sinistres de la déclaration aux règlements ;
– Accueil et renseignements téléphoniques (prise d’options, demandes de documentations, transmission des tarifs des séjours). Commercialisation des séjours, Pratique du logiciel de réservation.