Secrétaire de direction

Au sein de l’entreprise L’atelier Informatique, Société sous traitante d’un grand nom de l’industrie électroménagère, vous êtes en charge de la gestion administrative et du secrétariat.

Missions principales

Réceptionner et classer les demandes d’intervention (réparations informatique et machines de tout le sud de la France)
Préparer et organiser la logistique des interventions (prise de RDV, courriers, e-mails, informations spécifiques.).
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Réceptionner les commandes de pièces détachées.
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation

Mais aussi
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).
Communication interne et externe

Activités éventuelles
Réaliser un suivi administratif du personnel.
Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients.).

Diplôme souhaité
Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
Formation de niveau Bac +5
Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)
Diplôme d’IEP (Institut d’études politiques)
Diplôme d’école de commerce

Expérience attendue
Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est appréciée.