Office manager (H/F)

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Vous êtes un maestro de l’organisation et cherchez à faire vibrer votre carrière ? Notre client dans le secteur pharmaceutique a besoin de vous en tant qu’Office Manager pour orchestrer la symphonie des opérations. Prêt à relever le défi ?

-Assure, en tant que collaborateur de la Direction, le secrétariat, la gestion de planning/agenda, organisation des déplacements, communication, préparation de réunion, accueil de visiteurs..
-Organise et coordonne les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement de la structure sur demande de la Direction.
-Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (organisation d’évènements, suivi de procédures, échanges avec des prestataires externes comme des cabinets juridiques).
-Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, prise de note, rédaction de compte rendu, de procès-verbal.)
-Garanti la confidentialité des données qui lui sont communiquées.
-Participe à la rédaction des supports de communication interne/ externe tels que guide du collaborateur, charte de procédure…
-Traite l’information (collecte, classe et met à jour) et en assure la diffusion.
-Apporte support concernant les moyens généraux ( suivi des contrats, prise de rdv..).
-Peut assurer un suivi juridique dans le classement, la constitution de dossiers, la transmission d’information.

Issu d’une formation en secrétariat Bac pro/ BTS assistant de manager
Expérience juridique indispensable ( secrétariat juridique, assistante.)
Avec une expérience significative mini 5 ans idéalement 10 ans.

Savoirs :
-Outils bureautiques.
-Traitement des dossiers juridiques d’entreprise ( AG/ CA.).
-Notions juridiques, fiscale et sociale.
-Maitrise de l’anglais

Savoir-faire :
-Gestion des priorités.
-Suivi de dossiers.
-Capacité à gérer simultanément plusieurs activités.
-Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernements.

Savoir être :
-confidentialité et discrétion.
-Sens du relationnel
-Dynamique.
-Consciencieux.
-Sait réagir sous pression.