Gestionnaire administratif atelier (H/F)

Titulaire d’un BAC+2/ BAC+3 dans le domaine administratif.
Vous avez idéalement une expérience similaire dans un garage ou un atelier mécanique.
Poste à pourvoir en CDD ou CDI selon profil.
Rémunération selon profil.
Prise de poste dès que possible.

Sous la supervision du Responsable d’atelier, vos missions seront les suivantes :
Gestion administrative de l’atelier :
– Gérer les stocks pièces, sangles, AdBlue, pneumatiques et autres fournitures nécessaires à la vie de l’Atelier. Faire les AO annuels et acheter sous la supervision du responsable Atelier.

– Gérer les EPI : Affecter et assurer le suivi des équipements de protections individuelles (EPI) remis aux conducteurs. Faire les AO annuels et acheter sous la supervision du responsable Atelier
– Être en relation avec les Fournisseurs
– Gérer l’enregistrement des nouveaux véhicules et la mise à jour du parc dans le FMS
– Etablir les devis en vue d’une facturation
– Gérer et suivre les contrôles techniques des tracteurs PL, remorques, VL et engins de manutention
– Effectuer un relevé des interventions par véhicule (réparation et dépannage) via le FMS
– Editer des fiches d’atelier
– Gérer le suivi des réparations extérieures
– Déployer le FMS en collaboration avec un autre transporteur et proposer des pistes d’amélioration communes (avec échange des best practices)
– Saisir les bons de livraisons dans le TMS, créer des pièces à sortir dans les fiches d’atelier et valider la facture
– Créer les tiers pour facturer aux garages non-partenaires ou aux fournisseurs
– Suivre chaque semaine les entretiens
– Relever tous les mois le compteur de la station de lavage et transmettre le bon de lavage ainsi que les jetons aux entreprises extérieures
– Utiliser le site de l’ANTS pour les demandes de cartes grises, les déclarations de perte, les demandes de duplicatas, les fiches d’identification, les vignettes CRIT’AIR ainsi que les gages
– Gérer et suivre des assurances de la flotte
– Gérer et suivre les sinistres de l’ensemble de la flotte
– Gérer et suivre les plaques d’immatriculation
– Suivre les commandes de pneus et effectuer un suivi régulier de leurs usures
– Gérer les dépannages (contrat d’entretien avec les différents constructeurs.)
– Gérer et suivre le vidage des différentes bennes (pneus, cartons.)
– Gérer et suivre les entretiens du bâtiment
– Effectuer des fiches d’incidents pour les conducteurs en cas de casse.

Comptabilité :
– Assurer la réception des factures
– Enregistrer les factures en suivant la comptabilité analytique de l’entreprise
– Rapprocher les factures des devis et bons de livraison pour demande de validation au Responsable Atelier
– Contacter les fournisseurs pour toute facture non conforme
– Transmettre les factures à la comptabilité pour paiement.
– Déployer la signature électronique et éviter les impressions

Management du personnel :
– Gérer le planning atelier en collaboration avec le responsable Atelier
– Piloter les équipes de mécaniciens en l’absence du responsable atelier (veiller à la qualité, la sécurité et l’hygiène)
– Suivre les relevés d’astreintes des Mécaniciens PL (saisir et transmettre le tableau des heures d’astreintes à la direction et au service RH)

HARD/SOFT Skills
Ce métier fait appel à un large panel de compétences et qualités de savoir-être :
– Vous êtes rigoureux (se),
– Vous êtes réactif (ve)
– Vous êtes polyvalent(e)
– Vous savez prendre des décisions

Avantages & conditions de travail
– Participation aux bénéfices et intéressement,
– PEE & PERCOL,
– Bonnes garanties mutuelle et couverture prévoyance complémentaire,
– Coffre-fort numérique,
– Bornes de recharge électrique,
– Abonnement sportif,
– Présence d’un coach sportif en entreprise
– Accès médiathèque et autres activités culture