Employé administratif / Employée administrative

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et rigoureux(se) pour rejoindre notre équipe dans le domaine de la gestion des dossiers patients et de la logistique des équipements médicaux. Vous serez en charge de diverses missions essentielles liées à la gestion administrative des patients, à la communication avec les équipes et au suivi des traitements.

Vos principales missions seront :

Gestion du standard téléphonique : Assurer l’accueil des appels entrants, diffuser l’information par téléphone et/ou par mail.

Saisie et mise à jour des dossiers patients : Enregistrer et mettre à jour les informations liées aux nouvelles installations, dépannages, modifications de prescriptions et arrêts de traitement. Vérifier la complétude des dossiers (carte mutuelle, attestation sécurité sociale, DEP) avant de les transmettre au service facturation.

Contrôle qualité des installations et traitements : Effectuer un contrôle qualité sous 48 heures pour les nouvelles installations, visites systématiques, modifications de prescriptions, et dépannages. En cas d’anomalie, alerter le responsable et suivre le dossier jusqu’à résolution.

Suivi des traitements PPC (Pression Positive Continue) : Assurer la bonne réception et l’utilisation du traitement PPC par le patient (durée d’utilisation ≥ 4 heures). En cas de problème, alerter le responsable et suivre la situation.

Vérification des données patients : S’assurer que le dossier du patient comporte les informations complètes (numéro de téléphone d’un proche, adresse mail) et saisir les données dans la base IGEIA.

Gestion de l’emploi du temps des chauffeurs livreurs : Afficher et suivre les plannings des chauffeurs, réceptionner et traiter les documents en temps réel, informer le responsable en cas d’anomalie.

Communication interne et relances : Transmettre les informations par mail et relancer en cas d’absence de réponse dans les 30 minutes. En l’absence de retour, contacter directement le chauffeur livreur et alerter le responsable si nécessaire.

Gestion des demandes d’entente préalable et prescriptions : Saisir, envoyer, suivre les retours et effectuer les relances nécessaires dans la base IGEIA.
Préparation des visites des techniciens : Organiser et préparer les dossiers pour les visites des techniciens (nouvelles installations, dépannages, maintenance), imprimer les bases de données et préparer les équipements nécessaires.

Suivi des DEP (Demandes d’Entente Préalable) : Veiller à ce que la DEP initiale soit signée et retournée dans le mois suivant l’installation du patient. Relancer activement le prescripteur en cas de retard.

Suivi des mouvements patients : Assurer le suivi des cahiers d’appel, notamment pour les hospitalisations, arrêts de traitement, nouvelles installations, etc.

Gestion des retours de matériel : Réceptionner et vérifier le matériel retourné, y compris les cartons, avant de signer le bon de livraison et clôturer le dossier.

Archivage des dossiers : Organiser, classer et archiver les dossiers patients de manière rigoureuse et sécurisée.

Propreté et organisation du bureau : Maintenir un environnement de travail propre et bien organisé.

Gestion du courrier : Affranchir et poster le courrier quotidiennement.

Remplacement des absences : Assurer le remplacement en cas d’absence du personnel administratif.

Reporting quotidien : Transmettre le reporting des activités réalisées chaque jour aux responsables avant la fin de votre journée.