Chargé(e) d’accueil et administratif (H/F)

Territoires est une agence immobilière à vocation sociale (AIVS®). Elle fait partie du groupe Un Toit Pour Tous. Le groupe comprend une quarantaine de salariés et compte une centaine de bénévoles actifs. Dans ce cadre, Territoires gère, sur le territoire de l aire urbaine grenobloise, un parc de plus de 650 logements en diffus, attribués à des ménages à faibles ressources, connaissant des difficultés d insertion. Elle a pour mission d assurer la gestion des logements et l accompagnement des pers

Le/la chargé(e) d’accueil intervient à un poste clé au sein de l’agence en assurant un contact privilégié et chaleureux avec les différents interlocuteurs de l’agence : nos locataires, nos propriétaires privés, nos bénévoles et tout autre partenaire traitant avec l’agence, ainsi que les salariés de l’association.
Les partenaires et interlocuteurs de l’association sont divers, apportant une grande richesse dans les relations quotidiennes avec le/la chargé/e d’accueil.
Il/elle peut aussi être amené/e à intervenir sur toutes les missions administratives ou logistiques nécessitées par l’activité de l’association (tenue et remplissage de base de données, gestion de stocks etc.)
L’équipe est composée de 2 personnes se relayant en « front office », afin d’assurer la qualité de service attendue, que ce soit sur les temps d’accueil pour réceptionner et répondre aux demandes, ou sur les temps administratifs, en « back office » pour se concentrer sur des missions et des tâches de fond.
Le poste se situe au carrefour des différents métiers, au sein d’une association conviviale.

Sous la responsabilité des cadres de l’agence Territoires, vous serez amené/e à :
– Gérer les appels téléphoniques, principalement entrants et apporter un premier niveau de réponse ;
– Accueillir physiquement les personnes se présentant dans les locaux (avec ou sans rendez-vous) ;
– Réaliser des tâches administratives, en particulier :
o Enregistrer et relancer les locataires pour leur assurance habitation ;
o Transmettre les informations simples par courrier aux locataires ;
o Scanner l’ensemble du courrier agence, le mettre dans la GED ;
o Envoyer les courriers nécessaires suite départ locataire (CAF, impôts, etc.) et, mettre en page ou envoyer des courriers ;
o Venir en appui au pôle logement, pour les actes de gestion et le suivi des sollicitations ;
o Assurer le rangement/classement des dossiers logements et locataires ;
o Apporter une aide régulière au pôle social dans la saisie de reporting et fiche activité ;
o Saisir les données dans les différentes bases de l’agence.
– Etre en appui de la gestion des assemblées générales de copropriété auprès du service Patrimoine ;
– Prendre les RDV et organiser les plannings des permanences DALO en lien avec le service Communication-Animation et les bénévoles de l’association ;
– Ponctuellement, rédiger des courriers, ouvrir/affranchir le courrier, et d’autres tâches sur demande de la responsable d’agence ;
– Assurer certaines missions logistiques au sein de l’association, comme la gestion de stocks et/ou la commande de fournitures.

Votre profil :
– Bac + 2 ou équivalent ;
– Expérience souhaitée en gestion d’accueil ;
– Excellent relationnel et capacité à recevoir des demandes et répondre efficacement ;
– Savoir gérer tout type de situation, parfois conflictuelle ;
– Maîtrise parfaite de l’informatique et des outils bureautiques.