Assistant(e) de Direction / Office Manager – H/F (H/F)

Nous souhaitons compléter notre équipe de passionnés en février ou en mars 2025 avec un élément clé qui aura à cœur de contribuer à la performance de l’entreprise par l’apport de ses compétences en organisation, en administration et par sa bonne humeur. Vous assurerez, en étroite coordination avec la DG, le développement de l’activité et des compétences de chacun. Vous serez le point de contact central pour tout ce qui concerne la vie de l’entreprise, en contribuant à un environnement de travail efficace et convivial.

De Formation Bac+2 à Bac+5 en gestion, comptabilité, droit ou ressources humaines, vous avez à votre actif une première expérience réussie en office management, assistant(e) de Direction ou en Administration des Ventes dans une TPE/PME.

Vos principales activités:

1. Vie quotidienne et gestion des locaux
– Assurer l’accueil téléphonique de l’entreprise et la réception du courrier
– Prendre en charge la logistique des différentes réunions, événements externes et déplacements
– Organiser et superviser l’entretien des bureaux et des équipements pour maintenir la sécurité et le confort de l’équipe dans les locaux
– Assurer les relations avec les prestataires externes d’exploitation : ménage, sécurité, maintenance, IT.
– Gérer les achats de fournitures hors Matières Premières, Production et R&D

A noter : cette mission commencera par un challenge de taille : la préparation du déménagement de l’entreprise dans de nouveaux locaux !

2. Administration des ventes
Responsable des aspects administratifs du cycle de vente, vous aurez pour activités, en coordination avec les équipes commerciale et de production, de :
– Gérer la partie administrative des commandes : formaliser les devis et les contrats, enregistrer les commandes, établir les factures et s’assurer des encaissements
– Suivre les commandes : respect du cahier des charges et du planning
– Mettre à jour les indicateurs et des documents commerciaux en fonction des évolutions de l’offre produit

3. Gestion administrative et comptable
En lien avec l’expert-comptable :
– Administrer la comptabilité courante : suivi des factures fournisseurs/clients, des déclarations mensuelles TVA, gestion des notes de frais
– Assurer la catégorisation analytique des transactions, vérifier les rapprochements bancaires et la cohérence des documents comptables
– Mettre à jour les tableaux de bords et le budget prévisionnel

4. Administration du personnel
En lien avec la Direction Générale et le prestataire social :
– Sourcer, organiser, administrer les recrutements
– Planifier l’onboarding des nouveaux arrivants pour faciliter leur intégration
– Gérer les dossiers administratifs des collaborateurs de leur arrivée à leur départ (contrats, congés, absences, formations, éléments variables de paie, affiliation prévoyance, visite médicale, etc.)
– Gestion du plan de formation, organisation des Entretiens Annuels, des évolutions internes et de la GPEC
– Animer la communication interne et organiser les événements internes : séances de créativité, réunions d’amélioration continue, séminaires, team building.