Assistante de direction à la Direction générale H/F

Missions :
Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents
et des communications téléphoniques / Organiser la gestion logistique :
o Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.),
o Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
o Prise de rendez-vous / gestion des agendas,
o Organisation des déplacements professionnels,
o Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages
électroniques,
o Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
o Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine
(enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
o Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions
spécialisées,
o Gestion du planning de réservation des salles de réunion (Outlook).
Assurer la gestion des instances (planification, convocation, organisation matérielle,
prise de note, compte rendu, etc.) :
o Conseil de Surveillance,
o Commission Médicale d’Etablissement,
o Directoire,
o Dialogue de Gestion,
o Comité de Direction.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Connaissances requises (savoir) :
Accueil téléphonique,
Bureautique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Classement et archivistique,
Communication / relations interpersonnelles,
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement,
Secrétariat,
Compétences requises (savoir-faire) :
Utiliser les outils bureautiques et les technologies de la communication,
S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
Savoir prendre des notes rapidement,
Rédiger et mettre en forme des documents (respect de la syntaxe, de l’orthographe
et de la grammaire),
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de
gestion documentaire,
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret
professionnel,
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses
natures.
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Qualités professionnelles attendues (savoir-être) :
Confidentialité, discrétion,
Disponibilité et réactivité,
Capacité d’adaptation,
Organisation, rigueur et esprit de synthèse,
Diplomatie,
Sens du contact,
Loyauté,
Prise d’initiative et sens de l’anticipation.
CONDITIONS D’EXERCICE LIEES AU POSTE
Quotité de temps de travail : 100 %
Rythme de travail :
Horaires de travail : 9h-17h et/ou 8h30-16h30
Cycle de travail : du lundi au vendredi
Repos variable / fixe : fixe (samedi, dimanche et jours fériés)
Particularités du poste (risques spécifiques, … ) :
Participation à certaines réunions en soirée,
Avantage du poste : NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 25 points.