Assistant(e) de Centre d’Affaires débutant(e) (H/F)

BURO Club Paris LEVALLOIS – centre d’affaires de l’enseigne nationale BURO Club, professionnel de l’hébergement d’entreprises:
– coworking,
– location de bureaux équipés et de salles de réunion,
– services de domiciliation

Vos principales missions sont :
– accueil, orientation et prise en charge des visiteurs, clients et prospects du centre en français et en anglais. Concernant cette fonction plus particulièrement, le poste confié exige une présentation soignée ainsi que des dispositions commerciales (connaissance de l’entreprise et des procédures de prise de contacts commerciaux, savoir écouter les demandes et savoir vendre nos services) ;
– réception des appels téléphoniques, filtrage, prise de messages et de rendez-vous, en français et en anglais ;
– l’animation et la mise en œuvre des consignes de fonctionnement sur le site d’exploitation dont ouverture et fermeture ;
– être capable d’assurer la logistique des services de téléphone, de visioconférence et d’Internet ;
– être capable d’assurer la logistique des prestations en salles de réunion ;
– surveillance générale et contrôle de la tenue du centre ; relevé et traitement des dysfonctionnements avec les fournisseurs attitrés ; approvisionnements du centre ;
– réalisation de travaux de secrétariat général BURO Club (gestion du tri courrier et affranchissement, gestion du planning de réservation des salles de réunion, traitement de texte, mailings, mise en œuvre d’actions locales de promotion marketing et digital, etc.) ;
– suivi des prestataires et fournisseurs ;
– assistance du service commercial (constitution des dossiers, suivi, classement, réalisation de devis et de factures pour les locations ponctuelles de bureaux et de salles de réunion, relations avec la Poste) ;
– mise en application et suivi du dispositif TRACFIN au sein du centre (formation spécifique préalable) ;
– et plus généralement assurer, par rotation avec l’ensemble du personnel, la mise en œuvre des services généraux et des prestations proposés par le centre d’affaires.

Profil recherché :
Issu(e) de formation minimum Bac + 2 vous justifiez d’une expérience concluante (1 an minimum) dans une activité de services aux clients (entreprises et/ou particuliers) au poste d’accueil.
Vous avez un réel sens du service au client, une capacité à la prise d’initiative et vous êtes doté(e) d’un bon sens pratique.
Intégrant une équipe Accueil de deux personnes, vous devrez faire preuve d’organisation, et démontrer des capacités de communication ainsi que des qualités relationnelles tant envers les clients et les fournisseurs qu’envers vos collègues de travail.
Vous êtes force de proposition, et êtes reconnu(e) pour votre sens du contact et du service client. Votre excellente présentation ainsi que votre capacité à promouvoir le savoir-faire et le savoir-être seront des atouts indispensables pour la bonne réalisation de vos missions.