Assistant de Direction / Office Manager H/F (H/F)

Claire capitalise sur son histoire et son expertise pour proposer un ensemble d’équipements et un accompagnement précis pour la construction, l’entretien et la réfection des réseaux de distribution d’eau potable.

Des produits et systèmes pour le diagnostic, la surveillance et le pilotage complètent l’offre et permettent d’améliorer la performance des réseaux d’eau. Intervenant sur l’ensemble du cycle de l’eau : Eaux Naturelles, Eau Potable, Assainissement, Irrigation, le groupe Claire contribue à la préservation de la ressource Eau en développant des solutions fiables et pérennes.

Le Groupe Claire composé de plusieurs filiales en France et en Allemagne.

Dans le cadre de son développement, la société Claire Corporate et plus précisément la Direction recherche un(e) Office Manager (H/F).

Rattaché(e) au Président du Groupe, vous avez la charge de la gestion administrative de Claire. De plus, vous assistez le déploiement et le suivi de projets ainsi que l’organisation d’évènements. Vous travaillerez au quotidien en étroite collaboration avec une équipe de 10 personnes.

Vos principales missions :
Vos missions s’articulent en différents volets :
Soutien à la Présidence et à la Direction du Groupe
– Vous prenez en charge les sujets confiés par la Présidence, notamment la préparation des réponses aux courriels et courriers, la prise de contact interne et externe, ainsi que le suivi des projets et plans d’actions.
– Vous assistez la Direction dans la planification et l’organisation des rendez-vous et réunions (CSE, COPIL), en gérant la logistique (commandes de plateaux-repas, réservations de salles).
– Vous préparez des présentations, rédigez des comptes-rendus de réunion, et gérez les activités administratives, telles que l’organisation des déplacements, le suivi des congés du CODIR, et le traitement des notes de frais.
– Gestion administrative
– Vous traitez les courriers, gérez l’impression et la reliure des documents, et supervisez l’archivage.
– Vous gérez la carte bancaire du Groupe, la flotte automobile (carte verte, PV routiers), et assurez la disponibilité des documents à jour (papiers en-tête, Kbis, etc.).
Gestion du site de Paris
– Vous êtes responsable des commandes de fournitures et consommables pour le site.
– Vous participez activement au projet de relocalisation et à l’organisation quotidienne des bureaux.
– Vous gérez les relations avec les prestataires externes (bailleur, prestataire de nettoyage, sécurité, La Poste) et les visites périodiques.
Gestion de la communication interne
– Vous diffusez les informations du Groupe en collaboration avec l’équipe Marketing/Communication et organisez les événements internes.
– Vous rédigez et veillez à la diffusion des informations sur les nouveaux entrants.
– En soutien aux managers, vous coordonnez la mise en place des parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Vos atouts
– Vous disposez d’un diplôme Bac+2 ou Bac+3 en Gestion PME, Support à l’Action Managériale, ou Assistant de Direction, ou justifiez d’une expérience équivalente.
– Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le pack Office, et avez une bonne connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, réseau d’entreprise.).
– Vous respectez la stricte confidentialité des informations et maîtrisez les techniques de secrétariat (prise de note, numérisation, classement, archivage).
– Vous avez de bonnes qualités relationnelles et un bon esprit de synthèse et d’analyse.
– Vous êtes à l’aise au téléphone, polyvalent et réactif.
– La capacité à gérer un budget est un plus.
– Vous avez un niveau d’anglais B2 et un niveau d’allemand A2 ou B1.