Assistant / Assistante de gestion (H/F)

Nous sommes à la recherche d’une assistante de gestion à l’association de Montils.
LIEN HIERARCHIQUE
L’assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l’animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération.

FINALITE DU POSTE
L’assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l’association auprès des différents publics.

PRINCIPALES MISSIONS
Assure une mission généraliste
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Veiller à la qualité de l’environnement des lieux d’accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)
– Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d’activité
– Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.

Gestion administrative du personnel de l’association
– Assiste le président(e) de l’association dans l’accomplissement de sa mission.
– Constitue le dossier d’embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d’embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail.)
– Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l’exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants.)
– Maintient à jour le registre unique du personnel
– Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l’association
– Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral
– Assure le suivi de la modulation du temps de travail
– Veille au respect des affichages obligatoires

Gestion des interventions à domicile
En collaboration étroite avec les responsables de l’association :
– Participe au choix des intervenants
– Etablit le planning des salariés d’intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service
– Veille à l’optimisation des moyens d’intervention mis en œuvre entre la demande d’intervention et l’offre proposée
– Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
– Suit la prestation durant toute l’exécution du contrat de prestation
– Assure le suivi des interventions par télégestion
– Répond aux observations des clients
– Veille à l’application des procédures qualité, participe à l’amélioration continue de son service
– Effectue des visites à domicile et des présentations d’intervenantes

Gestion financière
En collaboration avec les responsables de l’association :
– Participe au recouvrement des factures
– Effectue les enregistrements comptables

MISSIONS TRANSVERSES
– Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails.)
– Contribuer aux projets de développement ou d’évolution du service / de l’établissement
– Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l’emploi exercé
– Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial.)
– Rechercher des informations et veiller à leur actualisation

COMPETENCES REQUISES

Compétences techniques :
– Maîtriser l’expression orale et écrite
– Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
– Connaître l’organisation interne de la structure, ses circuits d’information, ses activités et ses partenaires
– Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
– Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires.)
– Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d’autres informations pertinentes

D’autres compétences sociales et organisationnelles vous seront demandées.
Poste à pourvoir à partir du 25 Novembre 2024, du lundi au vendredi.