Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

MODALIS est une PME de 24 personnes, acteur leader dans le domaine de la location du matériel de transport Multimodal (caisses mobiles, conteneurs citernes et vrac, châssis et wagons porte container).

Nous recherchons Assistant de gestion administrative (H/F) pour rejoindre notre service opérationnel dynamique.

Ce poste est essentiel pour assurer la fluidité des opérations de maintenance et de préparation du matériel.

Vos missions :

SUIVI ADMINISTRATIF DE LA FLOTTE
– Gestion administrative des châssis roulants et des unités mobiles (Cartes Grises, immatriculations, Visites techniques, révisions, certificats CSC, ADR, suivi des visites intermédiaires, relances diverses.)
– Gestion des maintenances préventives avec les clients : constituer par client des tableaux récapitulatif des différentes visites/contrôle à prévoir pour l’année, rappel des prochaines visites, relancer pour obtenir les rapports, etc…
– Générer les bons de commandes des prestations
– Valider après contrôle des factures de mouvements, stockages, réparations

GESTION DES ECHANGES
– Transmettre des instructions aux intervenants
– Réceptionner des devis et des photos justificatives
– Assurer le classement des documents dans les fichiers adéquats en respectant une procédure
– Mise à jour des statuts au fil des avancées et des auto-contrôles
– Relancer les intervenants selon nécessités (les encours de réparations, les unités restant à réparer, mise à jour des plannings de réalisation, ..)

GESTION DES EXPERTISES
– Emettre les demandes de réception ou de restitution de matériel
– Faire valider l’attribution du matériel et le lieu de prise ou de restitution du matériel par la gestionnaire de flotte du service
– Organiser avec l’expert, les dépôts/garages et les clients les expertises de mise en disposition ou de restitution
– Gérer avec le dépôt/garage des éventuelles « listes à corriger »
– Fournir au Service Client les avis de Mise à Disposition du matériel préparé

TENU DES INDICATEURS DE SERVICE
– Mettre à un journal au quotidien permettant d’évaluer les fournisseurs
– Tenir à jour les indicateurs de gestion de flotte (disponibilité, statuts, ancienneté.)
– Participer activement a la mise en place d’une démarche qualité ISO 9001

Vous serez amené à participer au déploiement d’un outil de gestion de maintenance (GMAO) et de SAP .
D’autres missions qui pourraient être utile au bon fonctionnement du service.

PROFIL
– Débutant accepté, mais avoir une appétence pour le secteur du transport Multimodal
– Savoir utiliser les outil bureautiques (Excel, Word, PDF..), progiciel de gestion de location, logiciel de maintenance
– Avoir des compétences avérées en gestion administrative sur le secteur du transport
– Un sens aigu de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
– De bonnes compétences en communication pour interagir efficacement avec divers interlocuteurs

Poste basé au siège social d’Aix en Provence (La Duranne) pas de télétravail
Langues : avoir un bon niveau d’anglais (30 % des contacts en Anglais avec des pays européens voisins principalement)
Horaires de travail habituels : 35h00 semaine, 8h30 – 12h & 13h30 – 17h

Si vous souhaitez relever ce défi au sein d’une entreprise dynamique, n’hésitez pas à postuler. Nous serions ravis d’accueillir un nouveau membre engagé dans notre équipe !