Assistant/Assistante de formation (H/F)

TACHES ADMINISTRATIVES ET LOGISTIQUES DE L’ACTIVITE FORMATION
– Gérer les dossiers administratifs des stagiaires en formation (inscriptions, conventions de formation, feuilles émargement, facturation, attestations de présence et formation, relances, dossiers demandeurs d’emploi.)
– Assurer le suivi et la gestion des formations DynaMOE (préparer les dossiers stagiaires, le fichier d’importation Moodle, la programmation des salles virtuelles.)
– Assurer la logistique des formations en présentiel et à distance (location salles, accueil café, feuille d’émargement, ouvertures/fermetures du distanciel, programmation des salles virtuelles.)
– Assurer l’assistance technique des formations à distance

COMMUNICATION
– Assurer l’accueil téléphonique et physique
– Renseigner et conseiller les adhérents et futurs adhérents sur les modalités de prise en charge des formations
– Tenir à jour les fichiers prospects, envoyer des mailings ciblés
– Participer aux assemblées générales se déroulant en présentiel
– Participer aux activités de représentation d’Îlot formation lors des Rendez-vous de l’architecture, notamment et autres salons professionnels

TACHES COMPTABLES
– Réaliser le suivi de la facturation
– Relancer les impayés
– Réaliser le suivi des encaissements à 3 mois
– Assurer l’enregistrement des chèques et des virements et l’envoi des factures acquittées
– Contrôler les chèques avant de les encaisser
– Procéder à l’encaissement des chèques

TACHES SECONDAIRES
– Tenir à jour les dossiers stagiaires (classement et archivage)
– Gérer les stocks de fourniture administrative et de l’accueil café (réaliser les commandes et les achats)