Assistant / Assistante de direction (H/F)

Nous recherchons notre assistant.e de direction pour rejoindre notre équipe dynamique.

Vous assisterez le directeur dans sa gestion de l’agenda et le secrétariat. Vous ferez l’interface avec les partenaires internes et externes et vous serez en charge de l’accueil physique et téléphonique de la structure.

Vous serez amené ponctuellement à faire des déplacements régionaux avec l’équipe.

Vous interviendrez dans les délais impartis, en respectant les consignes, les procédures et le règlement de fonctionnement de l’association en vigueur tout en veillant à la bonne gestion et au suivi régulier des dossiers administratifs et institutionnels.

L’assistant(e) de direction de notre centre Gérontopôle Sud occupera ainsi une position stratégique au sein de l’association car il(elle) est l’interlocuteur(ice) privilégié(e) des acteurs externes et qu’il(elle) constitue par ailleurs l’interface entre le Directeur et l’ensemble des partenaires.
Conditions de travail :
La permanence du secrétariat de Gérontopôle est assurée de 9H00 à 16H30.
Les horaires des agents sont fixés en fonction d’un planning assurant un roulement hebdomadaire de leur temps de travail.

Détails des missions :

Mission 1 : Tâches administratives courantes
L’assistant(e) de Direction a la charge de l’ensemble des tâches administratives courantes, qu’il(elle) assure quotidiennement en fonction des besoins.
Les principales tâches concernent :
– L’accueil physique et téléphonique et gestion des relations internes et externes
– Les travaux de dactylographie et de bureautique (reprographie.) tri et suivi du courrier
– La gestion de l’agenda du Directeur et organisation des réunions de travail
– L’élaboration et la diffusion de notes d’informations internes, de comptes rendus ou de
rapports

Mission 2 : Tâches administratives spécifiques
– Gestion des contacts du gérontopôle sud avec mise à jour des listes de diffusion
– Suivi des adhérents
– Suivi des instances Organisation Assemblée Générale et Conseil d’Administration :
o Réalisation du planning prévisionnel
o Convocations aux membres, Suivi des présences
o Organisation des séances : réservation salle, préparation documentation
o Rédaction PV et envoi aux membres
– Remise en forme et publication des articles rédigés par les chargés de mission
– Achats et suivi de la facturation en collaboration du cabinet comptable
– Certains paiements dans la limite de la délégation
– Réservation évènements

Les missions de l’assistant(e) de Direction nécessitent de la polyvalence, de la réactivité et de l’adaptabilité. L’assistant(e) de Direction fait ainsi preuve de qualités relationnelles confirmées par l’adoption de postures adéquates en fonction de l’interlocuteur. La neutralité est également souhaitée autant que la discrétion professionnelle qui constitue un impératif absolu pour cette fonction.