Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description du poste
Au sein de notre Fédération, nous recherchons un(e) Assistant de Direction (H/F).
Sous la responsabilité du Directeur Fédéral, l’Assistante de Direction assure un soutien administratif et organisationnel transversal, à la fois pour les instances dirigeantes et pour le bon fonctionnement général de la Fédération et du réseau ADMR66.
Les missions seront :
– Secrétariat de Direction et soutien aux instances
Gérer les agendas, les rendez-vous et les déplacements de la Direction.
Organiser les réunions stratégiques, les Conseils d’Administration et les Assemblées Générales : convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, prise de notes et rédaction des comptes rendus.
Assurer la diffusion des comptes rendus et le suivi des actions décidées.
Rédiger courriers, notes et documents administratifs.
– Secrétariat associatif et logistique des moyens
Gérer la réservation et le planning des salles mises à disposition par la Fédération.
Assurer les commandes de matériel de bureau, produits d’entretien et fournitures diverses.
Suivre les stocks et veiller à leur réapprovisionnement.
Réaliser diverses tâches de préparation et d’organisation logistique pour les Assemblées Générales.
– Gestion documentaire et administrative
Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire des dossiers administratifs et techniques.
Traiter le courrier entrant et sortant, assurer sa diffusion et veiller à la bonne circulation de l’information au sein des services.
Apporter un soutien administratif au réseau ADMR66.
– Relations internes et externes
Être l’interlocuteur-rice privilégié-e des partenaires, prestataires, institutions et collaborateurs internes pour toutes les questions administratives.
Participer à la bonne coordination des échanges entre les différents interlocuteurs.
– Tâches ponctuelles
Assurer ponctuellement le remplacement à l’accueil (physique et téléphonique).
