Assistant / Assistante de direction (H/F)

Collaborateur direct de la directrice des nouvelles ruralités, l’agent est chargé d’apporter un appui sur l’organisation de la vie professionnelle et sur la gestion de dossiers transverses à la direction en assurant un rôle de référent permettant la circulation de l’information, le respect de délais, la prise en charge de dossiers transverses.
L’agent apporte également un appui administratif à l’ensemble de l’équipe de la direction des nouvelles ruralités, en particulier en matière d’instruction des demandes de subventions.

Missions et activités
1. Apporter un appui à la directrice pour l’organisation de sa vie professionnelle
– Gérer et filtrer les appels téléphoniques et assurer l’accueil physique de différents interlocuteurs internes et externes
– Gérer l’agenda et l’emploi du temps de la directrice : élaborer le planning des rendez-vous et des réunions de travail dans le respect des priorités définies
– Assurer la responsabilité d’une bonne gestion du courrier (réception, diffusion, suivi des réponses apportées)
– Organiser l’accueil des nouveaux arrivants dans la direction
– Veiller au respect des règles de bonne gestion administrative (mise en forme de courriers et de documents, organisation du classement et de l’archivage)
2. Assurer un suivi des activités de la direction
– Assurer la circulation de l’information (diffusion de notes internes et de documents transverses, rédaction et diffusion de notes de service.)
– Préparer et organiser les réunions de direction (convocation, préparation des dossiers, rédaction des comptes rendu et diffusion après validation)
– Assurer un rôle de veille et de contrôle et relance pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise de rapport, réponse aux courriers, transmission de notes administrative et de représentation pour les élus.)
– Anticiper et gérer l’organisation matérielle interne à la direction (fournitures, événements divers…)
3. Assurer la gestion de dossiers transverses à la direction
– Prendre en charge le suivi du document unique (assurer la mise à jour du logiciel, jouer, auprès des différents acteurs, un rôle de veille et de contrôle d’effectivité des mesures à mettre en œuvre)
– Assurer un rôle de référent interne à la direction sur le temps de travail (congés, organisation du temps du travail) dans le respect du protocole de la direction
– Assurer le rôle d’interlocuteur privilégié pour l’informatique
– Assurer le pilotage, en lien avec les agents de la direction et la direction des archives départementales, de l’archivage des dossiers de la direction, en conformité avec le protocole d’archivage de la collectivité
4. Apporter un appui dans l’instruction des dossiers de demandes de subventions gérées au sein de la Direction (agriculture, ressources marines, filière équine, habitat hors aides à la pierre, éducation au développement durable)
– Enregistrement des dossiers et vérification de leur complétude
– Pré-instruction : création des tiers comptables, rédaction des courriers d’accusé de réception.
– Envoi des notifications
– Contrôle de premier niveau pour les demandes de paiement
– Transmission dans les services des bordereaux de mandats après paiement et mise à jour des tableaux de suivi des contrats au titre de la politique territoriale avec l’assistante comptable et administrative de la direction