Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description du poste
Présentation de la société :
AADA est une agence d’architecture de 30 personnes basée à Lille et Boulogne-sur-Mer.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une personne à l’agence de Lille (22 place des Frères Thomas à LAMBERSART), pour un poste d’assistant(e) de direction en CDI, avec un profil « créatif ».
Vous travaillerez en binôme avec un étudiant en alternance pour 2 ans. Vous serez également en étroite relation avec la responsable de direction en CDI de l’agence de Boulogne-sur-Mer.
Le pôle « assistant de direction » sera donc composé de 2 personnes en CDI et 2 alternants/stagiaires.
Notre agence est la 3e plus grosse agence d’architecture au nord de Paris. Notre site internet : https://www.aada-architectes.com/
Missions types :
1. ASSISTANCE A LA COMPTABILITE SOCIALE
a. EMBAUCHE
– Rédaction des contrats de travail
– DUE
– Adhésion complémentaire santé
– Gestion des RV médecine travail
b. FICHES SALAIRES
– Transmission des éléments pour rédaction des fiches par la comptable (jours de congés, kms, frais )
– Vérification et virement des salaires
2. RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
a. Paiement des factures et vérification
b. Gestion des prestataires de services
– PEI, Nettoyage, la Poste, Orange
c. Achat de fournitures divers
3. ASSISTANCE A LA COMPTABILITE GENERALE
a. Vérification des virements sur relevés bancaires / mois
b. Mise à jour des paiements sur tableau financier / mois
c. Tenue du classeur « paiement factures » une fiche par client / mois et vérification de tous les paiements avant archivage
d. Préparation de la pochette mensuelle (factures clients et fournisseurs) pour TVA/mois
e. Assistance à la comptable pour bilan annuel : recherche de justificatifs
4. RELATION AVEC LE PERSONNEL
a. Répond aux questions, met en relation l’équipe de Lambersart avec le bureau de Boulogne-sur-Mer
5. RELATION AVEC LES CLIENTS
a. Rédaction et envoie des dossiers de candidature (PUBLISHER, POWERPOINT)
b. Veille – Gestion des appels d’offre
c. Gestion du book (INDESIGN), site internet, LinkedIn
d. Gestion du standard
Profil recherché :
Profil : Niveau Bac minimum – Une première expérience serait souhaitable dans une entreprise liée au monde du bâtiment (architecture, bureau d’étude, entreprise de travaux)
Qualités recherchées :
Motivation, créativité et autonomie.
Excellente maitrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel(tableaux dynamiques…) , Powerpoint, Publisher)
Maîtrise des logiciels Adobe serait un plus (InDesign, Photoshop)
