Assistant / Assistante de direction (H/F)

La société Ascentech et Systèmes apporte ses services de montage et modernisation des ascenseurs (mécanique, électricité et électronique) à plusieurs grands groupes comme OTIS, SCHINDLER et KONE, ainsi qu’a de nombreux autres. Nous sommes un partenaire clé, nous mettons tout en oeuvre afin de mener à bien nos missions sur les chantiers de nos clients.

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction dans nos bureaux basés à Saint Priest, CDI, Temps plein, 35h/semaine.

En charge de la partie administrative, vous effectuerez vos tâches en collaboration avec le directeur afin d’organiser et de faciliter la vie d’agence :

Tâches administratives :
– Gestion de l’accueil (téléphonique, physique), des visiteurs, des livreurs, du personnel
– Gestion du courrier : Envoi / Réception et ouverture du courrier
– Intégration des absences, des heures supplémentaires
– Gestion congés du personnel
– Gestion notes de frais du personnel et de la tva du directeur
– Gestion des indemnités de trajets
– Élaboration de documents clients (PPSPS, déclaration de sous-traitance / DC2/DC4.)
– Suivi de formation et demande de financement sur Constructys
– Rédaction de contrats de travail et des avenants
– Rédaction et envoi des courriers disciplinaires
– Veille au respect du contrat et des règles de la société
– Gestion des documents personnels et de l’affiliation mutuelle
– Déclenchement et transmission des convocations de visite médicale aux salariés.
– Effectuer l’accueil personnel des nouveaux embauchés : portable, applications diverses, fonctionnement interne)
– Gestion des arrêts maladies et des déclarations d’accidents du travail ou de trajet
– Fin de contrats du personnel sortant (ruptures conventionnelles / licenciement/ registre du personnel)

Tâches de gestions :
– Gestion de la flotte automobile
– Évènements de la société (fin d’année/ évènements boite pour cohésion sociale/ sortie été/ cadeaux fin d’année)
– Facturation et son suivi

Ce qu’on attend de vous :
Être très autonome, observer et faire preuve de vigilance dans la durée ;
S’intégrer dans l’équipe et être force proposition afin d’apporter de la cohésion ;
La rigueur, l’organisation et l’écoute active seront des atouts pour réussir.