Assistant / Assistante de direction

Missions :

Outre les tâches classiques de secrétariat (planification et gestion de l’agenda, saisie, classement, accueil.), vous êtes chargé(e) d’assister le Directeur général dans la préparation et le suivi de ses actions et lui apporter une aide permanente en termes de conception et de rédaction de documents et plus particulièrement l’élaboration des dossiers préparatoires du Conseil d’Administration et du Bureau dont vous supervisez également l’organisation (convocation, etc.).
De plus, dans le cadre de la position d’interface, vous avez un rôle de coordination, d’organisation et de communication au sein de l’équipe de direction et de l’environnement extérieur.

Activités et tâches :
Vous assurez le secrétariat du Directeur général :
– Réception des appels téléphoniques,
– Traitement du courrier entrant de l’Office,
– Gestion de l’agenda,
– Accueil physique,
– Rédaction des courriers, des notes de service,
– Relecture et vérification de la bonne orthographe des documents soumis à la validation et/ou à la signature du Directeur Général,
– Recherche et collecte des informations préalables aux entretiens et réunions du Directeur Général
– Organisation logistique des réunions, vérification des agendas
– Organisation du séminaire des Directeurs, du congrès HLM,
– Traitement de divers questionnaires et/ou d’enquêtes.

Vous assistez le Directeur Général dans la préparation des instances de gouvernance : Conseil d’Administration, Bureau, Commission des Finances :
– Convocation et préparation opérationnelles des séances du Conseil d’Administration, du Bureau et de la Commission des Finances,
– Présence aux réunions aux fins d’élaboration des comptes rendus,
– Rédaction et diffusion des procès-verbaux, délibérations et comptes rendus,
– Réalisation de tâches relatives au contrôle de la légalité.

Vous assurez et coordonnez le lien entre le Directeur Général et les autres directions, les administrateurs et les partenaires :
– Préparation des dossiers pour les diverses réunions avec les élus, les associations de locataires,
– Présence aux réunions du comité de direction, du comité de patrimoine, aux réunions bilatérales, aux CDCL, aux diverses réunions ponctuelles, aux fins de réalisation des compte rendus
– Rédaction et diffusion des comptes rendus des réunions,
– Gestion des relations avec les administrateurs et les autres partenaires.

Pour occuper ce poste vous devez :
– Faire preuve de disponibilité, de discrétion et de loyauté, réels atouts de votre personnalité,
– Avoir un excellent relationnel,
– Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et bénéficier d’un bon niveau orthographique,

CV et motivations à transmettre à Mme Carrez