Assistant / Assistante de direction

Finalité de l’emploi : Le/l’Assistante de Direction Business Développement facilite le travail du Directeur Business Développement. Il/elle le décharge des tâches administratives et joue le rôle d’interface avec les divers interlocuteurs de celui-ci. Il/elle assure la bonne circulation de l’information à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise.

* Relations fonctionnelles principales :
– Rend compte au Directeur Business Développement.
– Relations fonctionnelles : Direction Générale et autres services. Lien étroit avec les membres de la Division Business Développement.

* Description des activités significatives :
– Gérer l’accueil, l’intégration des nouveaux salariés de l’équipe commerciale ;
– Gérer l’agenda du Directeur Business Développement ;
– Gérer la messagerie internet ;
– Organiser des déplacements (pour le personnel de l’équipe commerciale) ;
– Réaliser la mise en forme et rédaction de documents divers (rapports, comptes-rendus de réunions, notes, courriers, documents commerciaux) ;
– Gérer des dossiers : constituer, préparer, classer et archiver ;
– Organiser des réunions (réunions en interne pour l’équipe commerciale, réunions en externe avec des prospects/clients) ;
– Gérer le suivi des procédures Qualité relatives au service ;
– Administrer le logiciel de support à la vente (Sales Force) et gérer le reporting ;
– Aider à la gestion documentaire (supports, référencement, indexage, et archivage) ;
– Veiller sur les plateformes collaboratives (Wudo, Dinamhyse Grand Est)
– Collaborer avec le service Communication/ Marketing pour la création de documents commerciaux (Marketing produits) ;
– Assurer la relation avec les Prospects / Clients.

* Administration Commerciale :
– Gestion administrative
– Normes rédactionnelles
– Méthode de classement et d’archivage
– Modalités d’accueil
– Techniques de prises de notes
– Techniques de numérisation
– Préparer réunions et déplacements
– Recevoir et filtrer les communications téléphoniques
– Préparer et organiser des dossiers
– Assurer l’interface en interne et en externe
– Relayer les informations
– Rédiger comptes-rendus de réunion et documents divers
– Communiquer avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs
– Assurer la gestion administrative
– Respecter les normes rédactionnelles
– Utiliser des outils bureautiques

* Connaissances professionnelles spécifiques :
– Profil : BTS Assistante Manager ou Assistante de Direction
– Expérience professionnelle minimum nécessaire : 3 à 5 ans minimum
– Logiciels : Outils bureautiques (pack office), outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
– Langues : anglais courant
– L’entreprise : produits, métiers, moyens industriels, organisation, …