Assistant administratif (H/F)
Description du poste
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE
Sous la responsabilité du dirigeant, l’assistant(e) administratif(ve) aura pour missions d’assurer :
– L’accueil des interlocuteurs et l’appui administratif, logistique et organisationnel de l’entreprise
– La gestion administrative courante
Descriptif des missions
Accueil et intendance
– Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique : prise de messages, mise en relation, recherche d’information
– Gérer les courriers entrants et sortants et l’envoi de documents administratifs
– Gérer les mails de la boîte mail « contact »
– Gérer les achats de fournitures et de consommables
Administratif
– Traitement des demandes de devis et d’interventions sous P8 (progiciel métier PRODEVIS) et transferts aux chargés d’affaires avec enregistrements des éléments réceptionnés
– Saisie des commandes clients et enregistrements des acomptes
– Etablissement des factures clients sous P8 et envoi des factures
– Gestion des règlements clients dans P8, suivi des relances
– Rédaction de mails et de courriers
– Classement et archivage des documents administratifs et comptables
Comptabilité
– Gestion, suivi et classement des factures fournisseurs : traitement des règlements puis envoi des éléments au cabinet comptable ;
– Enregistrement des règlements clients par chèque ou virement avec rapprochement bancaire
– Suivi des charges fixes, des fournisseurs liés aux frais généraux
– Suivi du paiement des cotisations et des dossiers d’adhésions en liaison avec le cabinet comptable
Ressources humaines
– Contrôle et enregistrement des notes de frais
– Saisie et suivi des demandes de congés dans CIBTP
– Saisie des éléments variables de paies sous SILAE
– Suivi des formations, visites médicales et cartes professionnelles du BTP
Qualité
– Collecter les photos de chantiers et préparation du dossier de renouvellement de la certification QUALIBAT
Autre
– Participation aux réunions et actions de communication de l’entreprise.
NB : Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer selon les besoins de l’entreprise
Formation et expérience
De formation secrétaire administratif(ve) ou assistant(e) de direction (bac+2 / bac+3), vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans sur une fonction équivalente dans les services administratifs et financiers d’une association, entreprise, collectivité.
Aptitudes
– Rigueur, méthode, organisation, souci de qualité du travail produit, discrétion professionnelle
– Goût du travail pour le collectif en appui à l’équipe, qualités relationnelles
– Compréhension d’un environnement et adaptation aux évolutions organisationnelles
– Force de proposition pour améliorer le fonctionnement du service
– Autonomie
– Capacités d’initiative et de rendre compte
Compétences
– Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils web.)
– Maniement des chiffres
– Compétences rédactionnelles
– Connaissance en comptabilité serait un plus
Conditions de travail
– Travail au bureau
– Collaboration étroite avec le dirigeant, en relation avec le cabinet comptable en charge de la paie et des arrêtés comptables et avec le reste de l’équipe.