Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Description du poste
La SARL Groupe Delaforge est une holding ayant une trentaine de filiales dans les domaines suivants :
– Hébergement touristique et activités annexes tels que les soins corporels ;
– Hébergement social et activités annexes tels que l’accompagnement sociaux médico-éducatif ;
– Plateforme de gestion de nuitées d’hébergement à destination des professionnels ;
– Fourniture de biens et prestations de services en gros à destination des professionnels ;
– Gestion foncière.
En qualité de holding animateur (trice) l’ensemble de ses filiales en leur fournissant divers services dans les domaines suivants :
– Assistance en matière administrative générale ;
– Assistance et conseil en matière juridique et fiscale ;
– Assistance informatique ;
– Assistance commerciale ;
– Assistance en matière d’achats ;
– Assistance en matière de ressources humaines.
En tant qu’assistant administratif (H/F) vos missions principales seront :
Secrétariat et tâches administratives :
– Accueillir, renseigner les collaborateurs du service et de l’entreprise ;
– Traiter les appels téléphoniques et le courrier en lien avec ses activités ;
– Gérer les agendas ou les plannings du manager, les convocations aux réunions et assemblées, organiser ses déplacements ;
– Élaborer, rédiger des documents : comptes rendus, notes de synthèse, procès- verbaux d’assemblée, rapports annuels, présentations professionnelles ;
– Actualiser les bases de données du service.
Préparation et suivi des dossiers :
– Rechercher, sélectionner les informations permettant les prises de décision et la mise en œuvre des formalités ;
– Rassembler, classer les éléments constitutifs des dossiers (par exemple : dépôt de brevet, risque sanitaire, rupture de contrat de travail ; modification de contrat commercial), archiver ;
– Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion), en référer aux intéressés.
Mise en œuvre des formalités et procédures :
– Préparer la mise en forme des formalités administratives ;
– Assurer ou suivre ces formalités (par exemple : annonces légales, dépôts en ligne via Infogreffe) ;
– Assurer ou suivre les procédures simples de recouvrement de créance, gestion des sinistres assurances ;
– Suivre l’état d’avancement des procédures liées aux installations de sécurité ;
– Assurer un assistanat partagé entre plusieurs collaborateurs ;
– Gérer leurs états de frais et factures ;
– Communiquer les données documentaires utiles ;
– Rédiger ou modifier, sous le contrôle de juristes, certains courriers ou acte.