Assistant administratif / Assistante administrative

Poste à temps partiel .

MISSIONS :
Vous serez chargé(e) de missions diverses et variées mettant en jeu tout votre sens de l’organisation et de rigueur.
Vous devrez entre autres :

Communication :
– réponse aux demandes d’information des prospects par mail et téléphone
– envoi de mail type (réponses standards sur événements proposés par l’école) – accusé de réception des dossiers
– organisation logistique, installation et participation aux salons et actions de promotion de l’école (salons étudiants, Portes Ouvertes,…) – y compris les week-ends.
– suivi des participants aux événements et confirmations diverses
Suivi des élèves au plan administratif et en gestion du quotidien :
– suivi du dossier des élèves (suivi des inscriptions et paiements, justificatifs divers,…)
– établir des certificats de fin de cursus et attestation de formation
– pointer le suivi des absences
– gérer le fichier élèves et mettre à jour les données dans l’outil de gestion
– classement, archivage

Organisation des salles et logistique :
– gestion des salles et des plannings (tableau de répartition des salles et informations aux élèves)
– établir les plannings des cours (action complexe de planification)
– vérification propreté et disposition des salles
– Participer à l’organisation logistique de nos évènements annuels (Portes Ouvertes, expositions de fin d’année…)

Comptabilité / RH :
– élaborer les fiches de frais personnel
– organisation de la saisie comptable (classement des factures par ordre chronologique)
– classement et archivage des pièces comptables
– rédiger les contrats salariés et prestataires
– identification des éléments de paie (variables)

PROFIL
Assistant(e) de communication – secrétariat : excellente polyvalence et sachant travailler dans un contexte où il est nécessaire de savoir gérer les priorités et travailler dans l’urgence.
Forte capacité de réactivité face aux situations imprévues.
Vous avez un excellent sens relationnel et une aisance à l’oral ainsi qu’à l’écrit (qualités rédactionnelles et d’orthographe requises).
Vous êtes disponible, faites preuve de rigueur et d’autonomie dans votre travail.
Vous avez de bonnes bases en informatique (ppt et xls)

NIVEAU DE LANGUE ANGLAIS C1 (HAUT NIBEAU).Autre langue étrangère appréciée.