Adjoint Administratif à l’Accueil / Standard (H/F)

Le Centre Hospitalier de la Haute-Marne est un établissement public de santé spécialisé en santé mentale et en soins de réadaptation.
Il regroupe à travers le territoire plus de quarante sites médico-sociaux et sanitaires dédiés à la prise en charge de la santé mentale des adultes, des adolescents et des enfants. Son offre de soins diversifiées permet aux patients de bénéficier de prises en charge en hospitalisation complète, hospitalisation de jour, appartement thérapeutique, Centres Médico-Psychologiques (CMP), Centres d’Activités Thérapeutiques à Temps Partiel (CATTPS), Centre d’action médico-sociale précoce (CAMSP) et de consultations pluridisciplinaires.
Le CH de la Haute-Marne offre également des soins de réadaptation spécialisés en affection de l’appareil locomoteur avec la Médecine Physique et de Réadaptation (MPR). Enfin, il dispose aussi d’un service de soins de suite polyvalents.

PRESENTATION DU POSTE ACCUEIL/STANDARD

Définition
– Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l’interlocuteur ou le service recherché.
– Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature

Missions
– Accueil, orientation et information des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
– Recueil des messages à destination des personnels hospitaliers
– Vérification d’identité des visiteurs
– Vérification des véhicules entrant
– Réception et orientation des appels téléphoniques externes et internes
– Recherche de numéros de téléphone pour les services
– Appels vers l’extérieur à la demande des services
– Réactualisation des documents de travail
– Réactualisation des listes du personnel
– Trier et distribuer le courrier en interne et en externe
– Affranchir le courrier
– Scanner des documents sur clé USB ou sur messagerie interne
– Utilisation des outils informatiques
– Diffusion de mails importants à l’ensemble du personnel
– Contrôle du fonctionnement des alarmes et du téléphone des pompiers
– Réception et transmission des messages d’alarmes et de pannes
– Distribution des portables de garde (+batteries à charger)
– Réactualisation de la liste des patients hospitalisés
– Distribution des clés et tenus du registre y afférent
– Préparation du récapitulatif des astreintes des médecins et autres astreintes
– Mise à jour du tableau d’affichage
– Fermeture (tous les soirs à 20h) des portes de l’entrée du quadrilatère
– Ouverture (uniquement des samedis, dimanches et jours fériés à 6h) des portes du quadrilatère
– Ouverture et fermeture du parking.

Savoir faire et savoir être
– Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques et définir les actions
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Reformuler une demande (d’information, de renseignement, etc.) et en résumer les points-clés, en faire une synthèse
– Renseigner des personnes au regard de son métier
– Gérer ses émotions, son stress
– S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
– S’exprimer en public
– Se repérer et s’orienter dans l’espace

Connaissances requises
– Communication / relations interpersonnelles
– Logiciel dédié à l’accueil et à l’orientation des personnes
– Gestion du stress
– Droit des patients
– Géographie et topographie de l’établissement
– Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Spécificités liées au poste
– Travail en autonomie, poste isolé
– Horaires variables (matin, après-midi, nuit)