Quel que soit votre domaine d’application (médical, juridique, ressources humaine), ces 6 conseils vont vous permettre de devenir un secrétaire H/F expert en boostant vos compétences organisationnelles et en communication.
Conseil n°1 : être ponctuel
L’estimation et la durée tampon sont les clefs pour être ponctuel. Premièrement, « estimez le temps qu’il vous faut de manière précise pour vous rendre chaque jour au travail » afin de connaître votre heure d’arrivée. Une fois votre temps de trajet estimé, vous devez lui ajouter une durée tampon de 20 min de façon à éviter les mauvaises surprises.
Conseil n°2 : La fraîcheur mentale
C’est un conseil basique mais sans cette fraîcheur, votre efficacité serait bien moindre. Pour la préserver, prenez du repos et faites des pauses. Attention, faire des pauses efficaces est un art mais des exercices existent pour y parvenir!
Conseil n°3 : bien s’informer
Connaître les différents emplois du temps d’un côté et garder les horaires et les calendriers disponibles de l’autre permettront une prise de rendez-vous plus rapide mais surtout sans erreur.
Bien s’informer réside aussi dans le fait de préparer correctement les réunions. Vous devez demander à votre supérieur, généralement, quel sera votre rôle lors des réunions. De plus, pour les réunions importantes, envoyer l’ordre du jour la veille au soir ou le matin de la réunion et un compte rendu sont toujours très appréciable.
Conseil n°4 : toujours s’organiser
Les listes, un petit agenda, un petit calendrier, un bloc-note,… sont des moyens d’être efficace et de ne rien rater. Pour cela ils doivent être mise à jour, synchronisez (vos applications numériques sur vos différents supports) mais surtout ils doivent être toujours à portée de main!
Selon vos besoins, il peut être intéressant de partager des tâches ou des documents via des logiciels. Attention, utilisez des logiciels sécurisés si ce sont des informations sensibles.
Conseil n°5 : mettre les informations importantes en avant
Un système de codage de couleur, des étiquettes,… sont des outils permettant de faire ressortir les informations importantes et surtout de ne peut pas les perdre.
Pour être encore plus efficace, vous devez avoir votre boite mail propre c’est à dire qu’il est important de créer des dossiers, de répondre, de supprimer les différents mails. Ce nettoyage doit être fréquent et régulier.
Conseil n°6 : Gagnez toujours du temps
Remplir les formulaires électroniquement, gardez les fournitures organisées et en quantité suffisante, obtenir des compétences en sténographique ou dactylographique permettront toujours d’être efficace et de gagner du temps.
Pour obtenir plus de renseignements sur ses conseils, veuillez retrouver l’article complet sur esas formation.
